1. Nhìn lại quá trình triển khai áp dụng hệ thống quản lý chất lượng tại UBND thị xã Sông Công
Thực hiện Quyết định số 3377/QĐ-UBND ngày 18/12/2009 của Chủ tịch UBND tỉnh Thái Nguyên về việc phê duyệt kế hoạch áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng theo TCVN ISO 9001:2000 vào hoạt động của các cơ quan hành chính Nhà nước thuộc tỉnh Thái Nguyên năm 2010 và Quyết định số 3198/QĐ-UBND ngày 24/12/2010 của Chủ tịch UBND tỉnh Thái Nguyên về việc giao nhiệm vụ triển khai áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng theo TCVN ISO 9001:2008, UBND thị xã đã quyết định thành lập Ban Chỉ đạo, Ban Điều hành, Ban soạn thảo và tổ giúp việc Ban Soạn thảo để giúp UBND chỉ đạo việc xây dựng và áp dụng hệ thống QLCL. Ngay từ tháng 01/2011, thị xã Sông Công đã bắt tay vào triển khai khảo sát, xây dựng hệ thống các văn bản và tập huấn các kỹ năng cơ bản về áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008 cho cán bộ công chức, viên chức thuộc UBND thị xã.
Tổ chức họp để thông qua kết quả đánh giá chứng nhận
Sau 9 tháng chuẩn bị và hoàn thiện các quy trình, ngày 23/9/2011 UBND thị xã ký Quyết định số 2086/QĐ-UBND về Ban hành áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008 và Kế hoạch số 710/KH-UBND ngày 23/9/2011 về thực hiện áp dụng hệ thống QLCL vào hoạt động của các cơ quan chuyên môn thuộc UBND thị xã Sông Công. Theo đó, từ tháng 01/10/2011 sẽ có 12 phòng quản lý nhà nước được áp dụng hệ thống QLCL theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008. Ban đầu hệ thống có tổng số 81 quy trình. Trong đó, có 8 Quy trình chung và 73 quy trình giải quyết công việc liên quan đến tổ chức và công dân. Với sự chuẩn bị kỹ lưỡng và xây dựng hệ thống các văn bản, quy trình đồng bộ, chặt chẽ, khoa học, nên quá trình triển khai áp dụng gặp nhiều thuận lợi và vận hành ổn định có hiệu quả. Mới chỉ trong 3 tháng triển khai áp dụng, đã tổ chức được 3 lần đánh giá nội bộ, hệ thống đã được UBND thị xã đánh giá cơ bản đáp ứng yêu cầu và đề nghị Sở Khoa học Công nghệ đồng ý tổ chức đánh giá chứng nhận vào ngày 26/12/2011. Ngày 30/12/2011 thị xã đã được Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường chất lượng ký Quyết định số 2337/QĐ-TĐC về việc cấp giấy chứng nhận Hệ thống quản lý chất lượng phù hợp với tiêu chuẩn quốc gia ISO 9001:2008 đối với cơ quan hành chính nhà nước. Tính đến nay, đã có 12/12 phòng quản lý nhà nước triển khai áp dụng hệ thống QLCL được đánh giá đạt hiệu quả (với tổng số quy trình được cải tiến và tăng lên từ 81 lên 86 quy trình).
Qua quá trình triển khai áp dụng hệ thống quản lý chất lượng, các đơn vị đã có nhiều cố gắng trong việc duy trì và cải tiến hệ thống. Nhận thức về TCVN ISO 9001:2008 trong đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức có chuyển biến tích cực; các quy trình tác nghiệp đã được xây dựng bám sát với thực tế hoạt động của đơn vị và tuân thủ theo quy định pháp luật hiện hành. Cùng với việc triển khai đề án đơn giản hóa thủ tục hành chính (Đề án 30), việc kết hợp áp dụng hệ thống quản lý chất lượng là một trong những giải pháp quan trọng góp phần thực hiện các mục tiêu cải cách hành chính. Cụ thể là: việc tổ chức, thu thập, sắp xếp, lưu trữ các loại văn bản, hồ sơ tài liệu được ngăn nắp và có hệ thống hơn. Cán bộ, công chức được phân công trách nhiệm rõ ràng trong quá trình xử lý công việc, tinh thần trách nhiệm được tăng cường hơn. Các quy trình xử lý công việc đều được công bố rộng rãi, niêm yết công khai, minh bạch, rõ người, rõ việc, rõ thời gian giải quyết, nên đã tạo sự thuận lợi cho công tác quản lý của lãnh đạo và sự giám sát của nhân dân. Tiến độ, trình tự giải quyết các thủ tục hành chính được thực hiện theo đúng quy trình, đảm bảo và rút ngắn thời gian giải quyết hồ sơ của tổ chức, công dân... Theo kết quả đánh giá nội bộ đợt 1 năm 2012 thì 100% các thủ tục hành chính giải quyết tại các phòng đều đúng quy trình và thời hạn giải quyết; Đặc biệt, thị xã đã hoàn thành việc xây dựng đưa 28 thủ tục hành chính liên quan nhiều đến tổ chức công dân, như các lĩnh vực đất đai, tư pháp, xây dựng, đầu tư, cấp đăng ký kinh doanh... vào thực hiện theo cơ chế một cửa điện tử hiện đại. Kết quả sau 5 tháng triển khai: 97% hồ sơ tiếp nhận tại bộ phận một cửa của thị xã giải quyết đúng thời hạn, cụ thể như sau: Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả của thị xã đã tiếp nhận 1.564 hồ sơ, đã giải quyết được 1.162 hồ sơ; trong đó, giải quyết trước hạn là 417, đúng hạn 725, đang giải quyết 402 hồ sơ, trả lại hồ sơ không đủ điều kiện 53.
Sự gọn gàng và khoa học được thể hiện trong cách sắp xếp, phân loại hồ sơ, tài liệu
Tuy nhiên, bên cạnh đó, việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng vào hoạt động quản lý hành chính nhà nước vẫn còn một số tồn tại như: hoạt động thông tin, tuyên truyền chưa được quan tâm đúng mức; công tác kiểm tra giám sát chưa liên tục; lãnh đạo một số đơn vị chưa quan tâm, sâu sát; trong công tác phối hợp thực hiện quy trình của các phòng QLNN với các xã, phường còn chưa đồng bộ, nên dẫn đến tiến độ giải quyết thủ tục còn chậm so với quy định; việc áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 còn chưa đầy đủ bộ thủ tục hành chính theo đề án 30 đã được UBND tỉnh Thái Nguyên phê duyệt; Hệ thống văn bản quy phạm pháp luật chưa đồng bộ, thay đổi liên tục khiến các thủ tục hướng dẫn, biểu mẫu cũng phải thay đổi, gây không ít khó khăn trong quá trình thực hiện.v.v.
2. Một số bài học kinh nghiệm trong quá trình triển khai thực hiện
- Điều kiện tiên quyết để thực hiện thành công việc áp dụng hệ thống QLCL vào các cơ quan QLNN đó là phải có sự Lãnh đạo, chỉ đạo sát sao, thường xuyên, liên tục của cấp ủy vàchính quyền; trong đó, quan trọng nhất vẫn là cam kết và quyết tâm thực hiện mục tiêu của người đứng đầu đơn vị (Chủ tịch đối với UBND và Trưởng phòng đối với các phòng QLNN).
- Lãnh đạo, cán bộ, công chức, viên chức các cơ quan, đơn vị phải có sự quyết tâm cao trong xây dựng và áp dụng hệ thống QLCL theo yêu cầu của tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008.
- Phải xem việc xây dựng và áp dụng các quy trình theo yêu cầu của tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008 là nhiệm vụ trọng tâm, là khâu then chốt để cải cách hành chính và nâng cao chất lượng hiệu quả quản lý nhà nước trong giai đoạn hiện nay; được đưa vào thành một trong những tiêu chí để đánh giá thi đua, khen thưởng hàng năm của các cơ quan, đơn vị, của từng cán bộ, công chức, viên chức.
- Đổi mới, cải tiến liên tục hệ thống là nhiệm vụ xuyên suốt trong quá trình triển khai thực hiện.
3. Hướng đi tới cho việc áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 vào quản lý hành chính nhà nước ở thị xã Sông Công.
3.1 Phương hướng, nhiệm vụ trong thời gian tới:
- Tiếp tục duy trì, nâng cao hiệu quả việc áp dụng các quy trình đã được ban hành theo yêu cầu của Hệ thống QLCL tại các cơ quan, đơn vị.
- Nghiên cứu mở rộng các lĩnh vực được xây dựng và áp dụng theo yêu cầu của Bộ tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008 tại UBND thị xã theo Mô hình khung được ban hành tại Quyết định số 2968/QĐ-BKHCN ngày 29/12/2010 của Bộ Khoa học Công nghệ, từng bước tiến đến áp dụng ISO 9001:2008 trong tất cả lĩnh vực, qua đó góp phần nâng cao chất lượng, hiệu quả công tác đáp ứng yêu cầu ngày càng cao của tổ chức và công dân.
- Xây dựng kế hoạch triển khai thực hiện tới UBND xã, phường và tiến tới áp dụng cho tất cả các đơn vị để đảm bảo sự thống nhất, đồng bộ trong quá trình thực hiện.
- Xây dựng đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức từng bước chuyên môn hóa, chuyên nghiệp hóa nâng cao chất lượng, hiệu lực, hiệu quả quản lý của cơ quan hành chính nhà nước.
- Tiếp tục rà soát, sửa đổi và ban hành lại các quy trình để đảm bảo tính phù hợp để duy trì áp dụng, không ngừng nâng cao chất lượng hiệu quả công tác tại các đơn vị.
- Xây dựng mở rộng các quy trình để áp dụng trong hoạt động giải quyết thủ tục hành chính liên quan đến tổ chức và công dân.
3.2 Để việc triển khai các mục tiêu trên thật sự hiệu quả chứ không dừng lại ở yếu tố hình thức, điều quan trọng chính là cần phải xác định được các khâu then chốt trong việc áp dụng có hiệu quả hệ thống QLCL vào trong quản lý hành chính nhà nước. Trong đó, sự cam kết của lãnh đạo các cơ quan, đơn vị đối với việc thực hiện chính sách chất lượng và việc áp dụng hệ thống QLCL là điều kiện tiên quyết đối với sự thành công trong việc áp dụng và duy trì hệ thống quản lý ISO 9001:2008. Bên cạnh đó còn có thể kể ra các yếu tố khác như: sự nhận thức về ISO 9001:2008 và sự tham gia tích cực của các cán bộ, công chức, viên chức của các cơ quan đơn vị trong việc áp dụng; Năng lực tổ chức của Ban Điều hành, chuyên gia đánh giá nội bộ và người thực hiện việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng vào quản lý hành chính nhà nước (Thư ký và cán bộ phụ trách ISO của các đơn vị).
Vì vậy, trong thời gian tới, thị xã cần cụ thể hóa các mục tiêu trên bằng nhiều hành động, việc làm cụ thể. Trong đó chú trọng đến các khâu như:
- Tuyên truyền, phổ biến có hiệu quả tới các cơ quan, đơn vị hành chính trên địa bàn về một số điểm sửa đổi, bổ sung trong Quyết định số 118/2009/QĐ-TTG ngày 30/9/2009 sửa đổi, bổ sung một số điều của Quyết định số 144/2006/QĐ-TTg của Thủ tướng Chính phủ về việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008 vào hoạt động của các cơ quan hành chính nhà nước;
- Nâng cao hiệu quả thiết thực trong tổ chức các lớp đào tạo, nâng cao nhận thức về Hệ thống QLCL cho lãnh đạo, cán bộ công chức các cơ quan, đơn vị trên địa bàn;
- Đổi mới công tác kiểm tra, giám sát việc xây dựng, áp dụng và duy trì Hệ thống QLCL của các cơ quan, đơn vị theo hướng gắn với việc phát hiện những điểm yếu, những điểm chưa tốt của các cơ quan đơn vị đồng thời hướng dẫn, đề ra các giải pháp khắc phục. Xây dựng cơ chế tuyên dương những đơn vị thực hiện tốt đồng thời kiến nghị thị xã xử lý những trường hợp còn chưa có thái độ hợp tác thực hiện.
Mô hình một cửa điện tử - hiệu quả của việc áp dụng hệ thống QLCL và ứng dụng công nghệ thông tin
Có thể nói, tính hiệu quả của việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng vào quản lý trong khu vực tư nhân và doanh nghiệp đã được chứng minh rõ nét. Nhưng đối với khu vực công thì vẫn còn nhiều điều mới mẻ. Những kết quả khả quan ban đầu đã được thể hiện nhưng vẫn còn đó nhiều điều cần khắc phục. Trong xu hướng chuyển dịch sang một nền hành chính công phục vụ, việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng là một chủ trương đúng đắn, nhưng cần có một sự cam kết từ lãnh đạo các đơn vị, để tránh việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng chỉ dừng lại ở việc có Giấy chứng nhận phù hợp tiêu chuẩn, mà hiệu quả thực sự phải đến được với người dân, tạo sự chuyển biến mạnh mẽ trong cải cách hành chính, đem lại sự thuận lợi và hiệu quả cho tổ chức, cá nhân. Đồng thời, góp phần tích cực nâng cao hiệu lực, hiệu quả quản lý của người lãnh đạo./.
Video Tổng kết khoa học và công nghệ
